Automatisez vos circuits de validation : demandes de congés, notes de frais, bons de commande, validation de documents.
Les workflows d'approbation Hextal automatisent vos processus de validation internes, éliminant les emails de relance, les signatures papier et les oublis. Vous concevez vos circuits de validation via une interface visuelle simple : qui doit approuver, dans quel ordre, avec quels seuils de déclenchement, et que se passe-t-il en cas d'approbation ou de rejet.
Chaque workflow peut être déclenché manuellement par un utilisateur ou automatiquement par un événement (dépôt d'un document dans un dossier, création d'une carte Kanban, arrivée à échéance). Les approbateurs reçoivent une notification dans Hextal et par email, avec un lien direct vers l'élément à approuver. Ils peuvent approuver, rejeter, demander des modifications ou déléguer la décision à un collègue.
Toutes les approbations, rejets et commentaires sont horodatés et enregistrés dans la piste d'audit chaînée. Le cachet électronique CAdES peut être automatiquement apposé sur le document une fois le workflow d'approbation terminé, offrant une preuve certifiée de la validation. Les workflows terminés sont archivés dans le journal WORM pour la conformité.
Plus de relances manuelles, de pièces jointes égarées ou d'approbations oubliées. Tout est centralisé et notifié.
Concevez vos workflows avec une interface glisser-déposer. Visualisez l'état d'avancement de chaque demande en un coup d'oeil.
Chaque approbation est horodatée et enregistrée dans la piste d'audit. Apposition automatique du cachet CAdES en fin de circuit.
En cas d'absence, un approbateur peut déléguer. Si une demande reste sans réponse, elle est automatiquement escaladée.